Diyetisyenler için KVKK: danışan verisi nerede duruyor?

Sağlık verisi neden farklı?

KVKK, kişisel veriyi ikiye ayırır: sıradan veri ve özel nitelikli veri. Sağlık verisi ikinci gruptadır. Aradaki fark küçük değil: özel nitelikli veriyi işlemek için kural olarak danışanın açık rızası gerekir ve bu rıza, hizmetin ön koşulu hâline getirilemez. "Kabul etmezsen seninle çalışmam" diye sunulan bir onay, açık rıza sayılmaz.

Pratikte bu şu demek: danışan formunun altına eklenmiş tek bir "okudum, kabul ediyorum" kutucuğu yeterli değil. Hangi verinin hangi amaçla işlendiği ayrı ayrı anlaşılır olmalı ve danışan rızasını geri alabilmeli.

Verinin dağınık olması başlı başına bir risk

Çoğu diyetisyen kötü niyetten değil, alışkanlıktan dağınık çalışır. Danışan tahlilini WhatsApp’tan gönderir, siz telefonda açarsınız, ekran görüntüsü alırsınız, galeriye düşer. Ölçümleri Excel’e girersiniz. Diyet listesini Word’de yazıp PDF olarak yollarsınız. Üç ay sonra "Ayşe Hanım’ın Mart ayındaki B12 değeri neydi?" sorusunun cevabı üç ayrı yerde arar.

Bu dağınıklık yalnızca zaman kaybı değil. KVKK açısından iki somut sorun üretir. Birincisi: veriyi nerede tuttuğunuzu bilmiyorsanız, danışan "verilerimi silin" dediğinde silemezsiniz — silme talebi yasal bir haktır. İkincisi: telefonunuz kaybolduğunda ya da bilgisayarınıza birileri eriştiğinde, kimin neye eriştiğini gösteren hiçbir kayıt olmaz.

Somut bir kontrol listesi

Hukukçu olmadan da bugün yapabileceğiniz şeyler var. Danışan verisinin tek bir yerde toplanması, kimin eriştiğinin kayıt altında olması, verinin şifreli saklanması ve ne kadar süre saklanacağının önceden belirlenmiş olması. Bir de silme talebine cevap verebilecek durumda olmak.

Saklama süresi çoğu pratikte hiç düşünülmez. "Ne olur ne olmaz" diye 2019’dan kalma danışan dosyaları durur. Oysa KVKK, veriyi amaç ortadan kalktıktan sonra saklamamayı ister. Çalışmayı bitirmiş bir danışanın verisini ne kadar tutacağınıza önceden karar verip bunu aydınlatma metninizde yazmak, hem yasal hem pratik olarak daha temiz.

Fotoğraflar ayrı bir konu

İlerleme fotoğrafı diyetisyenlik pratiğinin en hassas verisidir. Telefonun galerisinde duran bir "önce-sonra" fotoğrafı, yedekleme açıksa bulut hesabınıza da gitmiştir. Bu fotoğraflar için ayrı ve açık bir rıza almak, nerede saklandığını danışana söylemek ve talep hâlinde silebilmek gerekir.

Pratik öneri: fotoğrafı hiç telefon galerisine düşürmeyin. Danışan uygulama üzerinden yüklesin, siz panelden görün. Böylece fotoğraf sizin cihazınızda hiç bulunmaz — silme talebi geldiğinde silinecek tek bir yer olur.

Onam formu bir kere alınır, sonra unutulur

Kâğıt onam formunun iki sorunu var: dolduran kişi ne imzaladığını genelde okumaz, ve form dolabın içinde kaybolur. Dijital onam formunda ise ne zaman, hangi metin sürümüyle onay verildiği kayıtlıdır. Metni güncellediğinizde yeniden onay isteyebilirsiniz.

PikanHealth’te onam formları ve özel form şablonları panelde durur; danışan telefonundan doldurur, cevaplar doğrudan danışan dosyasına işlenir. Ayrı bir Excel’e aktarma adımı olmadığı için veri ikinci bir yerde çoğalmaz.

Nereden başlamalı

Hepsini bir haftada çözmeye çalışmayın. Sırayla: önce yeni danışanları tek bir yerde toplamaya başlayın, mevcut dosyaları sonra taşırsınız. İkinci adım fotoğrafları telefondan çıkarmak. Üçüncüsü aydınlatma metninizi ve onam formunuzu gözden geçirmek.

Bu yazı hukuki görüş değildir; KVKK yükümlülükleriniz çalışma biçiminize göre değişir. Kliniğinizin durumu karmaşıksa bir hukukçuya danışın. Ama verinin tek bir yerde, şifreli ve kayıt altında durması — hangi yorumu benimserseniz benimseyin — doğru başlangıç noktası.